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Controle de custos como prática obrigatória das clínicas médicas

O controle de custos é uma prática essencial para a sustentabilidade financeira de qualquer consultório ou clínica médica. Esse processo envolve a identificação, categorização e monitoramento de todos os custos operacionais, desde despesas com pessoal e aluguel até a compra de materiais e equipamentos médicos. O objetivo principal é reduzir desperdícios, otimizar recursos e garantir que os gastos estejam sempre alinhados com o orçamento estabelecido.

Para começar, é fundamental identificar todas as fontes de custos. Isso inclui não apenas os gastos mais óbvios, como salários e aluguel, mas também despesas menores que, somadas, podem representar uma parte significativa do orçamento. Categorizar esses custos em grupos específicos, como custos fixos e variáveis, ajuda a ter uma visão mais clara de onde o dinheiro está sendo gasto.

Uma vez identificados e categorizados os custos, o próximo passo é monitorá-los de forma contínua. Utilizar ferramentas de gestão financeira, pode facilitar esse processo, permitindo que os gestores acompanhem as despesas em tempo real e identifiquem rapidamente qualquer desvio do orçamento. Essas ferramentas também oferecem relatórios detalhados que ajudam na análise dos gastos e na tomada de decisões informadas.

Reduzir desperdícios é uma das formas mais eficazes de controlar os custos. Isso pode incluir desde a renegociação de contratos com fornecedores até a implementação de práticas de sustentabilidade, como a redução do consumo de energia e água. Pequenas mudanças, como a substituição de lâmpadas convencionais por LED ou a instalação de sensores de presença para iluminação, podem resultar em economias significativas a longo prazo.

Otimizar recursos também é crucial. Isso pode envolver a revisão dos processos internos para identificar áreas onde a eficiência pode ser melhorada. Por exemplo, a digitalização de prontuários e a automação de processos administrativos não só reduzem custos com papel e armazenamento, mas também aumentam a produtividade da equipe.

Garantir que os gastos estejam alinhados com o orçamento é fundamental para evitar surpresas desagradáveis. Isso requer um acompanhamento rigoroso das despesas e uma análise periódica do orçamento para ajustar qualquer desvio. Manter uma reserva financeira para emergências também é uma prática recomendada, pois oferece uma margem de segurança para lidar com imprevistos.

Em resumo, o controle de custos é uma prática contínua que exige atenção e disciplina. Com a identificação, categorização e monitoramento adequados, é possível reduzir desperdícios, otimizar recursos e garantir que os gastos estejam sempre sob controle. Dessa forma, os gestores podem assegurar a sustentabilidade financeira do consultório ou clínica, permitindo que os profissionais da saúde se concentrem no atendimento de qualidade aos pacientes.

Melhores Estratégias e Ferramentas:

• Softwares de gestão de custos: ferramentas adequadas ajudam a monitorar e controlar os custos de forma eficiente.
• Análise de fornecedores: revisar contratos e negociar melhores condições com fornecedores.
• Redução de desperdícios: implementar práticas de sustentabilidade e eficiência energética para reduzir custos operacionais.

Atendendo uma das demandas apontada pelos clientes, a DS Contadores Associados, em parceria com a Focus Inteligência Financeira, lançou a solução BPO Focus para facilitar a gestão financeira e acelerar o crescimento das empresas.

Prezando sempre pela relação de confiança construída ao longo dos anos com seus clientes, a DS Contadores Associados trouxe para o projeto BPO Focus a profissional Vanessa Franco e, também, a parceria e o profissionalismo da equipe da Focus Inteligência Financeira, liderada pelo expert em Finanças e Controladoria Marco Oliveira.

Organização minimiza possibilidade de riscos futuros, evita conflitos entre herdeiros e favorece a diminuição da carga tributária  

Quando o assunto é o amanhã, muitos podem pensar que o domínio sobre o que há de vir é utopia. Mas o visionário Peter Drucker, considerado pai da Administração Moderna, não concordou com essa premissa, ao contrário, defendeu que “a melhor maneira de prever o futuro é criá-lo”. De fato, para quem almeja assegurar os seus bens e dar continuidade ao seu legado com mais segurança e tranquilidade precisa se ocupar em planejar a sucessão com sua família.

Tido como uma alternativa que minimiza possibilidades de litígios entre os beneficiários (quando o proprietário/patriarca/matriarca vier a faltar) e uma alternativa menos desgastante de divisão dos bens, o planejamento familiar sucessório também é uma forma de evitar eventos e decisões indesejáveis. Por meio dele é possível estabelecer oficialmente uma série de regras que poderão minimizar conflitos entre os herdeiros, riscos e incertezas para o negócio ou patrimônio.

Pensar na própria morte pode não ser uma tarefa fácil, mas já que existe um mecanismo jurídico que garante a continuidade dos negócios, que preserva a vontade do líder da família e oferece segurança financeira para os sucessores, por que não usufruir dele? Além disso, o documento de sucessão simplifica e agiliza a liberação de recursos e ativos que, em um processo de inventário, poderia levar anos, especialmente em casos de conflito entre os favorecidos.

“Com esse planejamento, aquele que detém os bens informa como gostaria que eles fossem partilhados em sua ausência e isso ocorre sem disputa ou interferência dos beneficiários”, esclarece Dr. Reginaldo Santana, sócio da DS Contadores Associados. No caso das empresas, também é possível definir quem será o herdeiro que ficará responsável por manter a administração. Outra vantagem deste trabalho prévio é a diminuição da carga tributária, afinal, o planejamento sucessório proporciona menor oneração fiscal se comparado a um processo comum de sucessão. 

Por onde começar?

O primeiro passo para a elaboração do planejamento sucessório familiar é a contratação de um advogado que buscará na legislação as melhores opções que atendam aos desejos do detentor do patrimônio. “Neste processo, é importante ter o acompanhamento de um contador, pois ele é o profissional que tem o conhecimento necessário para facilitar a operação e apresentar uma tributação mais inteligente”, observa Santana. 

Definidas as regras e as condições que deverão ser implementadas, a assessoria contábil realiza o trabalho de constituição da empresa, de apuração fiscal dos tributos e de atendimento das obrigações estabelecidas pelo Fisco. “É preciso pensar na forma de condução do negócio e, com certeza, a DS pode contribuir”, completa o contador. 

Todos fomos pegos de surpresa com a pandemia do Coronavírus e os impactos econômicos e sociais são inúmeros. Um dos primeiros setores a sentir os efeitos do Covid-19 foi o da Educação. De repente, da noite para o dia, as escolas tiveram que mudar suas rotinas de aulas, repensar formatos e modelos e, desde então, gestores, educadores, famílias e alunos têm passado diariamente por novos desafios e aprendizados. A educação como um todo vêm sendo repensada e a chamada transformação digital nas escolas está acelerada desde meados de março.

As definições sobre o retorno às aulas ainda é incerto e, no curto prazo, as aulas remotas (online) têm sido a alternativa para continuidade do ano letivo. Parte deste aprendizado e da digitalização das escolas devem ser permanentes no pós-pandemia. Além disso, quando olhamos para o viés da gestão escolar e do planejamento financeiro, os desafios também são inúmeros.

“A receita de grande parte das escolas foi afetada consideravelmente. Encargos e compromissos financeiros precisam continuar sendo cumpridos e, com isso, os gestores escolares estão enfrentando um dos maiores desafios dos últimos tempos.”, afirma o professor Alderi Ferraresi, presidente do Sindicato das Escolas Particulares do Norte do Paraná (Sinepe/NPR).

A sobrevivência de muitas instituições de ensino, neste cenário de incertezas, depende ainda mais de um planejamento financeiro minucioso e consistente. A reorganização do fluxo de caixa e o apoio de profissionais especializados em gestão contábil é essencial para momento, inclusive para a orientação de percentuais corretos de desconto ou de uma previsibilidade de recuperação financeira no médio e longo prazo.

“O momento tem sido doloroso, mas os aprendizados têm sido significativos e bons na mesma proporção. É um momento bastante desafiador, mas também de oportunidades. Devemos olhar para outros setores. Muitas empresas trabalham há anos com gestão de crises e planejamento em cenários incertos. Podemos buscar novas referências, repensar nossos modelos de negócio e trazer um novo olhar para a gestão escolar.”

Alderi Ferraresi

De fato, aprendizados e métodos de gestão de outros setores, como os das empresas de tecnologia, que estão constantemente repensando formatos e até mesmo o negócio como um todo, podem ser trazidos para a gestão escolar. Mesmo assim, o primeiro passo deve ser a revisão de todo o planejamento financeiro, a reorganização do caixa e busca de alternativas para atingir um novo equilíbrio financeiro em 2021. As escolas já estão se reinventando, flexibilizando regras antigas e trazendo novos caminhos para a Educação e para a Gestão Escolar. Apesar do momento extremamente desafiador, as oportunidades para o setor parecem ser grandes também. 

Está em curso uma mudança significativa do status quo de toda a sociedade. São transformações profundas, impactantes e estruturais que exigem reflexão e uma nova forma de agir dos gestores.

Quem não conhece a frase célebre de Peter Drucker e altamente difundida no mundo empresarial que “a cultura engole a estratégia no café da manhã”?  

Por muitos anos fui executiva de RH em diferentes empresas e observei nitidamente o equívoco de algumas ações planejadas, contrariando totalmente a cultura organizacional. No entanto, o que eu via com nitidez e repetia insistentemente “pessoal, isso é cultural”, muitas vezes não era entendida ou visualizada pelos meus colegas, o que me fazia refletir o quanto a obviedade disso não era observada, tampouco considerada.

Reuniões de planejamento estratégico intermináveis sobre transformação organizacional e empoderamento de lideranças iam por água abaixo no dia seguinte, quando voltávamos para a realidade do trabalho e nos deparávamos com uma rotina de comando e controle, micro gerenciamento e baixa autonomia. O que eu observava é que até existia uma necessidade e um desejo de mudança, mas a realidade, ou seja, a cultura, não permitia que tais anseios se transformassem em ação.

Mas afinal, o que é cultura? De uma maneira bem simples, cultura organizacional pode ser definida como um conjunto de crenças, comportamentos e valores que norteiam (ou devem nortear) as decisões das empresas. É o “jeitão” da empresa, é a forma como ela atua “da porta pra dentro”. É aquilo que percebemos, “cheiramos” e sentimos dentro da organização; é a forma como ela opera de fato.

De acordo com o livro O Novo Código da Cultura, do escritor Sandro Magaldi, que estará presente no evento DS CONNECT no dia 27 de agosto, a cultura organizacional é composta basicamente de 3 níveis:

• Artefatos.
• Normas e Valores.
• Crenças e pressupostos básicos.

Quanto aos dois primeiros, não há nenhuma novidade. Os artefatos, segundo os autores, trata-se daquilo que é mais visível na empresa – sua estrutura física, os rituais de reuniões, o dress code, etc. Complementando, as normas e valores se referem às regras escritas e não escritas das organizações, fazendo com que os colaboradores saibam o que lhe é esperado e como entregar o seu melhor.

No entanto, o terceiro nível (crenças e pressupostos básicos) trata-se da camada mais profunda da cultura. Trata-se da essência da empresa, do seu coração e que nem sempre trazem elementos articulados de forma explícita. Trata-se daquilo em que a empresa acredita e que não abre mão, considerados muitas vezes como “tabus”, pois são elementos “imexíveis”. Para navegar aqui, é preciso ter entendimento do negócio, saber fazer a correta leitura de cenário e do contexto e confesso que nem sempre isso parece óbvio. Infelizmente é aqui nesta camada que o “walking the talk” pode dar uma falhada.

Mas o que Cultura Organizacional tem a ver com transformação? No meu entendimento, TUDO!

Atualmente as empresas foram convidadas, ou melhor, convocadas a se transformarem. Seja por uma necessidade de mercado, seja pela mudança de comportamento dos consumidores, seja pela chegada de um novo player, seja pela pandemia. É fato: a maior parte das organizações precisam se reinventar.

As novas ações e decisões serão os elementos determinantes para esta mudança cultural. Lógico que se faz necessário um plano minimamente estruturado para isso, mas se por exemplo,  a necessidade de uma empresa é se tornar mais digital, ela precisa contratar as melhores pessoas e recursos com estas competências (e deixá-las trabalhar); se preciso de uma liderança mais autônoma, preciso criar situações onde estes líderes possam assumir riscos e tomar decisões (sem medo); se preciso de uma empresa mais integrada, preciso redesenhar meus processos para que eu consiga desmobilizar feudos e desenvolver nas pessoas uma visão sistêmica e holística (mudar de fato).

Por último, lembre-se: a cultura de uma empresa é moldada sobretudo pelo comportamento de seus líderes. Se você mudar suas atitudes e seus comportamentos (alinhados aos valores e crenças da Organização) você será um agente desta mudança cultural. Caso contrário, você irá falhar e nada, infelizmente, mudará.

Texto colaboração de Simone Martins, psicóloga e consultora especializada em gestão de pessoas, processos e mudanças (www.plugrh.com.br).

Todas as movimentações de uma empresa, assim como seus dados, devem estar sempre transparentes e à disposição para consultas do Estado (mais usualmente da Receita Federal), com exceção das chamadas Sociedades em Contas de Participação, compostas por um sócio ostensivo e um sócio participante. O sócio participante desta modalidade específica de sociedade empresarial é caracterizado pelo anonimato no negócio.

O sócio participante investe na empresa, mas “nos bastidores”, e participa da divisão de lucros finais. No entanto, ele não se envolve na rotina empresarial e nos processos da companhia. Para isso, existe o sócio ostensivo, que é ativo e representa legalmente a empresa em todas as atividades administrativas e nos trâmites para desenvolvimento de suas ações no mercado. A modalidade de Sociedade em Conta de Participação tem todos os registros comuns e legalmente necessários para funcionar enquanto empresa, assim como as demais modalidades.

O sócio participante é mais comum em casos onde o empresário já possui diversos projetos em andamento (todos financiados e administrados pela sua empresa), mas decide, em determinado momento, investir em uma nova empreitada ou criar uma startup, por exemplo, dentro da companhia, mas não tem o capital para tal empreendimento. Nestes casos, contará com capital de terceiro e este poderá ser o sócio oculto.

O sócio participante não precisa estar inscrito sob pessoa jurídica e nem será responsável pela performance e andamento do novo empreendimento. Também não teria participação nos lucros dos outros projetos que já estavam em andamento na empresa.

A Sociedade em Conta de Participação é assegurada legalmente, mas, para evitar fraudes, é importante entender claramente a origem do capital investido pelo sócio participante. Para entender melhor os caminhos para continuar operando na legalidade e, acima de tudo, garantindo a viabilidade do empreendimento, é importante contar com profissionais competentes nas questões contábeis e que possam orientar corretamente o empresário na tomada de decisões.