Entenda o que é o documento, como deve ser preenchido e quais benefícios oferece
O controle financeiro é uma receita básica para aqueles que querem obter sucesso no negócio, sejam profissionais que trabalham de forma autônoma, empreendedores individuais ou empresas. Uma maneira eficaz de registrar o controle dos fluxos de entradas e saídas contábeis é o livro-caixa, uma ferramenta que auxilia na escrituração de atos e fatos administrativos do empreendimento ou serviço prestado, que pode proporcionar vantagens relacionadas à organização das finanças e ao Fisco.
Conforme esclarece o contador Anderson Carvalho Bermaia, sócio da DS Contadores Associados, os registros pertinentes ao tipo de atividade devem ser relacionados mensalmente no livro-caixa, de forma cronológica. “Além de demonstrar um controle em qualquer operação, esse documento traz transparência e idoneidade”, pontua. O livro-caixa pode ser considerado como um diário especial para registros de entradas de débito e crédito de uma conta.
Outro grande benefício dessa ferramenta contábil é a dedução de despesas na base de cálculo da Declaração do Imposto de Renda para profissionais autônomos como médicos, engenheiros, advogados, contadores, arquitetos, dentre outros, e produtores rurais.
Fazem parte das despesas dedutíveis os custos essenciais para o funcionamento do negócio, como contas de água, luz, telefone, aluguel. Demais gastos necessários à atividade específica também estão inclusos no rol de deduções. São eles: despesas trabalhistas; serviços de terceiros; custeio e funcionamento; propaganda, assinatura de jornais e revistas; contribuições a sindicatos, associações, conselhos; despesas com congressos e seminários; roupas especiais; honorários profissionais; imóvel residencial/profissional; manutenção e conservação; correios e transporte; instalações, máquinas e equipamentos; despesas comuns (rateio sob forma de condomínio).
Gastos com máquinas e equipamentos e despesas por locomoção e transporte (exceto para o exercício da profissão de representantes comerciais e autônomos) são considerados não dedutíveis.
Estrutura do livro-caixa
No documento é necessário registrar a data, o histórico, a entrada, a saída e o saldo final. Os profissionais liberais devem lançar os gastos relacionados a consumos necessários para os processos diários de sua atividade de trabalho, como materiais de escritório, de limpeza, conservação e reparos, por exemplo. Geralmente, cada página cobre um mês de atividade, dependendo da quantidade de transações processadas.
De acordo com o contador da DS, por falta de conhecimento por parte dos profissionais com relação à possibilidade de dedução dessas despesas na base de cálculo do IR, muitas vezes, a ferramenta acaba não sendo utilizada, tendo em vista que seu uso é facultativo. Bermaia destaca ainda a necessidade de organizar o livro-caixa mês a mês, de forma que os lançamentos estejam organizados para a declaração do imposto de renda: “É importante obedecer às regras e datas, pois se houver algum ajuste ou correção a ser feito, os fatos ocorridos no ano estarão evidenciados no documento”.
Para que as despesas do profissional liberal sejam deduzidas do IR, a escrituração realizada no sistema Carnê-Leão deve ser exportada para o Programa do Imposto de Renda da Pessoa Física do ano vigente, juntamente com os documentos que originaram os lançamentos.
Diferença entre livro-caixa e fluxo de caixa
Embora em um primeiro momento esses dois termos se assemelhem, a finalidade de cada um é bem diferente. Como já citado, o livro-caixa tem o objetivo de registrar as entradas e saídas pertinentes ao tipo de atividade, na ordem mês a mês e cronológica; por sua vez, o fluxo de caixa, também conhecido com fluxo das disponibilidades, tem por desígnio apontar onde foram executados/aplicados os recursos de uma empresa. Seu principal objetivo é certificar que o empresário/empresa tenha um controle de capital de giro, ou seja, dinheiro disponível.
A equipe da DS Contadores está à disposição para fornecer mais informações sobre a temática abordada nesta matéria.