Um processo de contratação bem feito é imprescindível para garantir respaldo legal à empresa
Para quem está de fora do dia a dia de um RH, a contratação de um novo funcionário pode parecer simples, mas, na verdade, é um dos processos mais burocráticos que fica sob a responsabilidade desse departamento. Não basta apenas conduzir um processo seletivo de excelência e admitir um funcionário que atenda às expectativas da empresa, é fundamental que a gestão se atente às legislações e aos documentos que precisam ser apresentados e/ou armazenados para evitar qualquer inconsistência que possa incorrer em ações trabalhistas, penalidades e multas. Como fazer esse processo de forma legal e assertiva? A analista de Departamento Pessoal da DS Contadores, Paula Regina, detalha as questões burocráticas.
O primeiro passo para dominar a parte técnica da admissão é estudar e manter-se atualizado por meio de fontes idôneas. Munida de informações e com o candidato selecionado, a empresa pode partir para a parte prática da contratação, primeiramente encaminhando-o para o exame admissional. Assim que o médico emitir o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO), este deve ser entregue à empresa, antes do início das atividades do novo funcionário, juntamente com os documentos necessários para efetivação do registro.
Os documentos para efetivação do registro do novo funcionário são: ficha de admissão (a DS disponibiliza o modelo), RG, CPF, título de eleitor, carteira de motorista (caso tenha), comprovantes de escolaridade e de residência, número do Programa de Integração Social (PIS) ou Número de Identificação Social (NIS), Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS). A analista de DP da DS ressalta que após 48 horas, a carteira deve ser devolvida ao empregado com um protocolo de entrega e devolução assinado pelo mesmo. Para a contratação também são necessários: certificado de reservista ou prova de alistamento no serviço militar (para homens de 18 a 45 anos), certidão de nascimento ou de casamento, certidão de nascimento de filhos menores de 21 anos para cadastro de dependentes, declaração de dependentes e foto 3X4.
Com a implantação do eSocial (sistema online criado pelo governo federal para centralizar a entrega de informações de empregados pelos seus empregadores) a partir de 2018, as empresas passaram a ser obrigadas a enviar o evento S-2190 (Admissão de Trabalhador – Registro Preliminar) até a véspera do início das atividades do novo profissional, portanto, não é mais possível fazer admissão retroativa.
Multas
O eSocial não trouxe novas legislações, ele passou a fiscalizar a vigente (Consolidação das Leis de Trabalho) no prazo de cinco anos a contar da data de envio das informações. Conforme previsto na CLT, o empregador que mantiver colaborador não registrado ficará sujeito a multa no valor de R$ 3 mil por empregado não registrado, acrescido de igual valor em cada reincidência. Em se tratando de microempresa ou empresa de pequeno porte, a multa aplicada será de R$ 800 por empregado não registrado.
No ato da admissão, o empregador deve fornecer ao empregado um documento no qual constem a data de admissão, a natureza do trabalho, o salário e a forma de seu pagamento, bem como documentações complementares como manual de políticas e normas internas com as regras da empresa. O não cumprimento pode incorrer em multa de valor igual a um salário-mínimo regional.
Paula observa que o não recebimento dos documentos antes do início do trabalho está entre os erros mais comuns na condução de uma admissão. Outra grande falha, segundo ela, é a falta de uma análise real da necessidade da empresa. “Sem isso, acaba havendo uma contratação com carga horária ou salário incompatível com o negócio”, alerta.
Elencadas as demandas da empresa, é necessário definir qual será o tipo de contrato, sendo os principais: por tempo determinado ou indeterminado, de trabalho temporário, intermitente, parcial, de estagiário ou menor aprendiz.