Definir bem os limites entre os caixas é o primeiro passo para não misturar as contas da pessoa física e do negócio, evitar transtornos e caminhar rumo ao sucesso
Pode até parecer que pagar uma pequena conta pessoal vez ou outra com recursos da empresa seja uma atitude inofensiva. Mas, na verdade, essa decisão acaba afetando de maneira significativa as finanças empresariais com o passar do tempo. Misturar as contas pessoais com as da companhia ou com as do trabalho (para os profissionais liberais) é um perigo, tanto para o negócio quanto para a saúde financeira pessoal.
Mas há uma fórmula simples para resolver esse problema e evitar o erro de misturar as contas. De acordo com Sergio Toledo, sócio-administrador da DS Contadores Associados, com MBA em Gestão Estratégica de Empresas, a melhor forma de não cair nesta “armadilha” é manter uma organização financeira, com a disciplina de alimentar, religiosamente, uma planilha de entradas e saídas. “Pode ser em um simples caderno ou no mais completo aplicativo de finanças, o que importa é a constância e o compromisso em fazer os registros, por isso, o empreendedor deve fazer do jeito que funciona para ele”, observa.
Saber a diferença entre os recursos pessoais e os recursos do negócio é crucial para a organização financeira da família. Portanto, é essencial que o empreendedor tenha claro que a pessoa física (ele) e a pessoa jurídica (a empresa), são pessoas distintas, com orçamentos individuais, e precisam ter controles separados e individuais para alcançar o sucesso de ambas.
O empreendedor presta serviços por meio de sua empresa, sendo assim, a sua receita como pessoa física será o seu pró-labore, que é a remuneração pelo trabalho em sua empresa. Para que possa definir o pró-labore, deve contar com um orçamento familiar que aponte os custos mensais e, a partir desse valor, haja uma conferência para saber se a empresa pode assumir a quantia. Se o valor não estiver dentro do que a empresa pode pagar, é importante avaliar se o gasto pessoal está excedente ou se o negócio precisa prosperar.
Muitas vezes, por não ter um controle financeiro, o empresário começa a pagar suas contas pessoais com o dinheiro da empresa. Em um primeiro momento, pode ser uma fatura de cartão de crédito, mas com o tempo vem o descontrole, diversas outras contas pessoais passam a ser pagas, e a partir daí já está tudo misturado. “Primeiramente, isso causa uma sangria nas finanças da empresa e pode estrangular o fluxo de caixa. Sem dinheiro, a companhia terá dificuldades em manter os compromissos em dia, repor o estoque e fazer novos investimentos, além de que, muitas vezes, o gestor acaba se vendo obrigado a recorrer a empréstimos bancários para recompor o capital de giro do negócio”, comenta Toledo.
Um segundo problema causado pela desorganização é a deformidade na aferição dos indicadores financeiros e operacionais, ou seja, índices como despesas e lucratividade passam a ser distorcidos e levam o gestor a ter uma falsa visão sobre a situação real do negócio, o que afeta diretamente a qualidade e a precisão na tomada de decisões, além de problemas fiscais.
Por onde começar?
Dois passos simples e iniciais são elencados pelo contador da DS para permitir a organização necessária ao controle financeiro: uma conta bancária para a pessoa física e outra para a pessoa jurídica; e a manutenção de um pró-labore com controle dos dividendos. “Nenhuma despesa ou operação pessoal deve ser paga diretamente na conta bancária ou no cartão da empresa. Para os compromissos pessoais, a orientação é que seja feita uma transferência da conta empresarial para a conta de pessoa física e que esse valor seja considerado como pró-labore”, orienta. O contrário também é válido: a conta ou cartão de crédito pessoais não devem ser usados para bancar despesas do negócio.
Ter um valor fixo para receber todo mês possibilitará que seja feito um orçamento que facilite o controle dos gastos pessoais tendo como limite o valor do pró-labore, evitando, assim, retiradas não previstas do caixa da empresa. No entanto, o pró-labore não deve ser confundido com lucros e dividendos. Em primeiro lugar, o lucro bruto gerado pelo negócio deve atender às necessidades de investimento da empresa. “Afinal, todo empresário quer ver seu negócio crescer e, para isso, é preciso investir”, observa Toledo.
Feita a devida separação para os investimentos, a recomendação é que uma outra parte dos lucros seja aplicada em reservas financeiras do negócio. Desta forma, a reserva constituída garantirá mais segurança para imprevistos e meses difíceis que podem ocorrer no empreendimento. Somente depois de todas essas reservas de investimentos e de segurança, caso haja saldo, o empresário deve distribuir os lucros para a pessoa física.
Em suma, as três principais orientações consistem em aprender os conceitos, fazer a organização do orçamento e colocar tudo em prática pensando no sucesso da pessoa física e da empresa.