Mais do que cumprir as exigências do Fisco, os registros trazem uma série de benefícios aos negócios, como indicadores precisos para a tomada de decisões e maior controle financeiro
A escrituração contábil é uma técnica de controle patrimonial baseado no registro cronológico de todos os fatos contábeis que ocorrem em uma organização. O objetivo por trás desta técnica é permitir que uma empresa possa controlar o seu patrimônio da melhor forma possível – auxiliando na gestão do negócio. Ela é a base para a emissão dos principais demonstrativos que auxiliam no gerenciamento do negócio, como fluxo de caixa, balanço, balancetes, demonstração dos resultados, entre outros.
É essencial mantê-lo em dia para garantir a “memória” e a “identidade” empresariais, a fim de que seja possível conferir como anda a sua “saúde” e, a partir disso, planejar ações para a manutenção e crescimento da empresa. Sendo assim, controlar o patrimônio não é um luxo, mas uma necessidade.
A escrituração contábil é, além da mais importante técnica contábil, uma fonte para fiscalização da Receita Federal, composta pelo registro de fatos administrativos que alteram a forma quantitativa ou qualitativa do patrimônio. É importante entender que esses lançamentos não podem ser confundidos com simples registros de livros específicos, como o livro caixa, por exemplo, pois, como ciência, a contabilidade utiliza informações advindas não só da tesouraria, mais de todos os setores da empresa. O faturamento, a produção (geradora de custos), a administração de recursos humanos (folha de pagamento e encargos), o fiscal (apuração de impostos) e o financeiro (contas a pagar e a receber) estão entre os setores que geram informações relevantes.
Essa técnica de controle patrimonial é uma obrigatoriedade para o empresário e para a sociedade empresária, de acordo com a Lei 10.406/2002 do Código Civil. O Artigo 1.179 preconiza a necessidade de seguir um sistema de contabilidade, mecanizado ou não, com base na escrituração uniforme de seus livros, assim como levantar anualmente o balanço patrimonial e o de resultado econômico. Somente o pequeno empresário é dispensado dessas exigências. Impreterivelmente, a escrituração contábil deve ser realizada por um contabilista legalmente habilitado.
“Uma escrituração contábil devidamente alinhada aos princípios contábeis é base fundamental na formação de dados para a gestão dos negócios. Ela traz segurança aos seus usuários”, comenta Rosemeire Zinatto, contadora sócia da DS Contadores Associados.
Benefícios
Inúmeras são as vantagens da manutenção da escrituração contábil para a empresa: oferece maior controle financeiro e econômico; em situações cujas provas dependam de perícia contábil, comprova os fatos em juízo; contesta reclamatórias trabalhistas quando as provas a serem apresentadas dependam de perícia contábil; é imprescindível no requerimento de recuperação judicial. Também evita que as próprias falências sejam consideradas fraudulentas; facilita o acesso a linhas de crédito; prova, em juízo, a situação patrimonial na hipótese de questões que possam existir entre herdeiros e sucessores de sócio falecido; e para o administrador, supre exigência do Novo Código Civil Brasileiro quanto à prestação de contas.
Prejuízos para empresas sem escrituração contábil
Dentre as penalidades para a ausência da escrituração contábil estão: impossibilidade de participação de licitações; falta de informações gerenciais úteis na tomada de decisões; impossibilidade de melhorar o perfil de crédito perante bancos, clientes e fornecedores; falta de dados para realizar planejamentos tributários e sucessórios; impossibilidade de construção de prova documental em caso de processos judiciais; dificuldade para prestação de contas por parte do administrador; e impossibilidade para viabilizar eventual venda da empresa a investidores.